OC De Roose neemt nieuw boekingssysteem in gebruik

tekst: Rik Verhaeghe

Vanaf begin november stapt het stedelijk ontmoetingscentrum De Roose in het boekingssysteem dat reeds door 6 andere OC’s in Waregem wordt gebruikt.

Vooraleer je massaal de zalen wil boeken voor volgend jaar, lees eerst even aandachtig volgende richtlijnen:
Op de website www.waregem.be/ocderoose kan je de online kalender raadplegen. Hierop kan je zien of jouw gewenste datum en zaal nog vrij is. Het juiste ontmoetingscentrum staat reeds aangevinkt, je hoeft enkel naar de juiste maand te navigeren. Een groen vakje op de kalender wil zeggen dat de zaal bezet is. Een grijs vakje betekent dat de activiteit nog in aanvraag is.
Verenigingen hebben tot 6 maanden voor de datum van de activiteit voorrang op een privépersoon. Deze regeling is geldig voor alle Waregemse OC’s.
Aanvragen van verenigingen en particulieren worden toegekend op basis van de datum waarop de aanvraag werd geregistreerd. Dus, wie eerst aanvraagt heeft de eerste kans.
Het systeem voor privéverhuur is zeer eenvoudig:
– datum nog vrij ? Kies Vraag jouw datum aan
– kies Ontmoetingscentrum: duid OC De Roose aan in de lijst
– kies zaal/zalen: je kan kiezen uit de kleine en/of grote zaal. Hou hierbij rekening met het aantal verwachte gasten
– gegevens gebruiker: indien je eerder het systeem hebt gebruikt (ook geldig voor andere Waregemse OC’s), heb je een code ontvangen. Met die code worden je gegevens automatisch opgehaald. Nog niet eerder met het systeem gewerkt of code vergeten? Kies voor Dit is mijn eerste reservatie of ik heb nog geen gebruikerscode en vul de gevraagde gegevens netjes in
– extra informatie bij aanvraag: vul de gevraagde informatie correct in. Deze is nodig om de activiteitgrootte in te schatten en om de huurprijs te bepalen
– bedankt ! Je ontvangt een mail waarin je aanvraaggegevens worden vermeld.

Je zal vanaf jouw aanvraag heel wat mails – al dan niet automatisch – ontvangen. De eerste mail na jouw aanvraag is een prijsvoorstel. Een datumafwijzing komt amper voor, gezien je als gebruiker zelf hebt nagekeken welke datum vrij was. Belangrijk is dat je jouw aanvraag ook bevestigt, zo niet kan de zaal aan een andere gebruiker toegewezen worden. Na goedkeuring ontvang je het contract, eveneens via e-mail. Ook dit document bevestig je door het klikken op de link in de mail. Hiermee geef je aan dat je akkoord gaat met de bepalingen in het contract en het huishoudelijk reglement.
Je ontvangt een mail die het ondertekenen van het contract bevestigt en – indien van toepassing – vraagt om de waarborg te betalen. Deze waarborg wordt verrekend in de eindfactuur. 3 weken voor aanvang van de activiteit krijg je een mail om materialen aan te vragen. Die materialen worden dan voor jou voorzien. Je ontvangt een kopie van de gevraagde materialen via mail. 1 week voor aanvang van de activiteit krijg je een mail met richtlijnen over het afhalen van de sleutel.
Na afloop van de activiteit ontvang je een factuur. Daarop staat het bedrag dat je nog moet bijbetalen of dat zal worden teruggestort. Bij verwerking van de betaling van de factuur ontvang je een betalingsbevestiging.

Belangrijke info i.v.m. het coronavirus: privéfeesten zijn tot nader order niet toegelaten in alle stedelijke ontmoetingscentra. Aanvragen kunnen wel gericht worden, eventueel betaalde voorschotten worden zonder verwijl terugbetaald.

Het aanvragen van een zaal voor volgend jaar kan op www.waregem.be/ocderoose. Je kan de zaal te allen tijde aanvragen, maar je zal pas bevestiging krijgen vanaf 6 maanden vóór jouw activiteit.
Uiteraard blijft de maandverantwoordelijke bereikbaar op 0474 92 65 68, bij voorkeur na 18 uur of in het weekend. Jouw niet-dringende vragen kan je stellen via ocderoose@gmail.com.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *